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滁州保安公司人員崗位管理指南之痕跡管理
聽(tīng)到痕跡化管理，第一反應(yīng)都是形式主義，想到的都是紙質(zhì)資料的填寫記錄，不使用、應(yīng)付檢查等等。在保安隊(duì)伍基層管理者中有此想法者占很大比例，筆者認(rèn)為并不盡然，首先，痕跡不能完全等同于記錄。記錄重在對(duì)行為的表述，對(duì)過(guò)程的確認(rèn)。痕跡的含義則更為廣泛，現(xiàn)在科技發(fā)展日新月異，智能化管理日趨普及，保安企業(yè)的日常管理可以通過(guò)各種方式進(jìn)行記錄，保留住工作和管理的痕跡，再現(xiàn)完整的管理過(guò)程。例如：圖片、影像、實(shí)物、電子檔案等等方式，當(dāng)然在保安人防行業(yè)在日常管理中，最普遍的還是文字書寫、紙質(zhì)記錄的方式形成管理和痕跡的對(duì)應(yīng)關(guān)系，供日后查證、評(píng)估管理行為的合法性、規(guī)范性和質(zhì)效。
當(dāng)前個(gè)別公司痕跡化管理存在的主要問(wèn)題是：記錄過(guò)多，檢查考核名目繁多、頻率過(guò)高、多頭重復(fù)等，這也導(dǎo)致一線管理者頻于應(yīng)付、不勝其煩。這些問(wèn)題占用了一線管理層大量的時(shí)間、耗費(fèi)了大量的精力，同時(shí)，助長(zhǎng)了形式主義、官僚主義。但是，對(duì)于這種情況，我們不能因噎廢食、形而上學(xué)，應(yīng)該辯證地看待、理性地分析，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，該優(yōu)化的優(yōu)化，該精簡(jiǎn)的精簡(jiǎn)、該抓實(shí)的抓實(shí)，該堅(jiān)持的堅(jiān)持。作為保安從業(yè)者，筆者認(rèn)為在痕跡化管理中起重要作用的交接班記錄，班隊(duì)長(zhǎng)周志（日志），學(xué)習(xí)會(huì)議記錄，巡查記錄等不但要有，還要抓緊、抓實(shí)、抓規(guī)范。
規(guī)范從日常做起，記錄從交接班做起。
管理痕跡化無(wú)論對(duì)企業(yè)還是個(gè)人都具有非常重要的意義：其一，痕跡化管理是量化考核的重要措施，能夠?yàn)閭€(gè)人及部門發(fā)展提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支撐；其二，管理痕跡可以提供向管理層追究責(zé)任的證據(jù)，可以為企業(yè)管理層留下可供考察、評(píng)估、佐證管理的旁證材料，也為上級(jí)部門和司法機(jī)關(guān)區(qū)分責(zé)任界限并向管理者實(shí)施問(wèn)責(zé)和追究法律責(zé)任提供有力物證，是責(zé)任倒查的證據(jù)。
日常工作中常用的交接班記錄，也叫值班記錄，是隊(duì)員日常工作的證明、考勤的依據(jù)（考勤與記錄必須相符），也是發(fā)生問(wèn)題后責(zé)任倒查的依據(jù)，上級(jí)檢查考核的必備記錄。工作的交接、物品的交接、勤務(wù)情況都要在上面體現(xiàn)，看似簡(jiǎn)單，但關(guān)系重大。例：某單位隊(duì)員張XX在工作時(shí)間客戶單位領(lǐng)導(dǎo)讓他幫忙外出辦事，途中遭遇意外，由于事前張XX離崗未按規(guī)定填寫記錄，且未向班隊(duì)長(zhǎng)匯報(bào)，事情發(fā)生后客戶單位領(lǐng)導(dǎo)矢口否認(rèn)，因?yàn)闊o(wú)法定性是工作需要還是擅離職守，是服務(wù)合同內(nèi)還是合同外，使得后續(xù)處理困難很大，給個(gè)人、單位均造成損失。而管理痕跡化可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的工作，是說(shuō)得清楚的重要依據(jù)。因此規(guī)范交接班記錄管理就顯得尤為重要，那么交接班記錄應(yīng)如何配備、填寫呢？作為安保行業(yè)從業(yè)者，筆者認(rèn)為應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：
一、執(zhí)勤崗位較少單位，可每個(gè)單位設(shè)一本交接班記錄，崗位較多并且分散的單位，應(yīng)每個(gè)崗位設(shè)一本，所有執(zhí)勤點(diǎn)均應(yīng)有此記錄。如本單位三班或四班運(yùn)轉(zhuǎn)的應(yīng)每日填寫一張，兩班或只有一個(gè)班次的，應(yīng)按順序連續(xù)填寫，填寫應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)練、字體工整，嚴(yán)禁涂改。二、交接班記錄應(yīng)如實(shí)填寫，因值班隊(duì)員較多值班隊(duì)員一欄填寫不開(kāi)的，此欄可只填帶班人員，其余人員姓名填寫在執(zhí)勤情況一欄最上方，所有值班隊(duì)員姓名均應(yīng)在記錄上體現(xiàn)。加班人員須在姓名后面注明加班及起止時(shí)間。三、交接班記錄應(yīng)有事記事，無(wú)事記正常，也可對(duì)工作期間發(fā)生的問(wèn)題隨時(shí)記錄，當(dāng)班隊(duì)員工作期間因事離開(kāi)崗位均應(yīng)在本欄注明原因。四、接班隊(duì)員要詳細(xì)了解上一班崗執(zhí)勤情況和本班崗應(yīng)注意事項(xiàng)，交班人員應(yīng)向接班人員介紹本班崗執(zhí)勤情況及應(yīng)注意事項(xiàng)，并在“值班隊(duì)員”、“接班隊(duì)員”一欄分別簽名。遇有領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)，請(qǐng)其在本班崗“檢查人員簽字”一欄簽字。
班隊(duì)長(zhǎng)作為基層管理者，要想減少安全責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，必須對(duì)痕跡化有清醒的認(rèn)識(shí)，并經(jīng)常性地在班隊(duì)內(nèi)部開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判培訓(xùn)，讓員工對(duì)痕跡化在責(zé)任意識(shí)中的重要程度有個(gè)基本認(rèn)知，不要等到責(zé)任追究才來(lái)倒逼痕跡化，這樣工作就會(huì)產(chǎn)生被動(dòng)，正如海爾集團(tuán)張瑞敏說(shuō)過(guò)，能夠把簡(jiǎn)單的事情天天做好就是不簡(jiǎn)單，把公認(rèn)容易的小事情做到極致就是奇跡。
在隊(duì)伍管理工作中，交接班記錄、班組周志、學(xué)習(xí)會(huì)議記錄等等，看似形式，但在日常管理中極其重要，在隊(duì)伍管理中，管理自然重要，但留下痕跡更重要，隊(duì)伍管理工作常會(huì)遇見(jiàn)一些意想不到的事情，如果不留下痕跡，有些事情是說(shuō)得清楚的，有些是說(shuō)不清楚的，因此，班隊(duì)長(zhǎng)要在強(qiáng)化管控的同時(shí)，更應(yīng)注重平時(shí)管理的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，留下一點(diǎn)點(diǎn)痕跡，如果沒(méi)有詳細(xì)地記錄，平時(shí)的工作做了，該安排的也安排了，但還是出現(xiàn)了問(wèn)題，有些事情無(wú)法說(shuō)清楚，特別是在特定的表述上，雖然沒(méi)法講清楚，但記錄清楚了，再查原始記錄就會(huì)幫上大忙，不會(huì)造成工作責(zé)任上的被動(dòng)，所以說(shuō)，痕跡化在隊(duì)伍管理工作中有著舉足輕重的作用，記錄也顯得至關(guān)重要。說(shuō)得清楚顯示留下痕跡的強(qiáng)大力量，對(duì)此，如實(shí)記錄留下痕跡，不僅反映一個(gè)人的工作態(tài)度，同時(shí)也可能成為調(diào)查（追查倒查）當(dāng)事人履職履責(zé)的憑證。因此，留好痕跡對(duì)企業(yè)、對(duì)自己、對(duì)他人都是有利無(wú)弊的。
規(guī)范從班隊(duì)抓起，班隊(duì)從周志做起。
在海底撈，張勇要求每個(gè)店長(zhǎng)都要記日志，并且是電子版的，不會(huì)電腦的要限期學(xué)會(huì)，否則就要調(diào)崗，張勇要親自抽查。1994年十幾歲的楊麗娟剛到海底撈時(shí)，為了學(xué)習(xí)電腦，幾個(gè)月省吃儉用，攢下買電腦的錢，還報(bào)了電腦班專門學(xué)習(xí)電腦，每天工作再晚都堅(jiān)持按照公司規(guī)定記工作日志，記錄問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃。除了專注事業(yè)，楊麗娟還一直不斷學(xué)習(xí)，只有小學(xué)文憑的她重新走進(jìn)校園，拿到了大學(xué)文憑。付出總有回報(bào)，楊麗娟30歲那年，升任了海底撈總公司的唯一的副總經(jīng)理。
保安班隊(duì)長(zhǎng)，日常工作非常辛苦，作為公司基層隊(duì)伍最直接的帶兵人，每天與客戶打交道，是把公司、客戶合在一起的中間媒介，一肩挑兩家，責(zé)任重大，工作繁雜。因此，做好工作記錄、制定工作計(jì)劃、總結(jié)，每周工作進(jìn)行梳理顯得尤為重要。
班（隊(duì)）工作周志，顧名思義就是用來(lái)記錄班隊(duì)一周工作的記錄，原則應(yīng)統(tǒng)一放在班隊(duì)長(zhǎng)駐點(diǎn)單位，并由班隊(duì)長(zhǎng)本人來(lái)填寫（如有請(qǐng)假等特殊情況應(yīng)有臨時(shí)帶班人員填寫），也是上級(jí)檢查班隊(duì)工作的必備記錄。記錄應(yīng)體現(xiàn)每周工作計(jì)劃、執(zhí)勤情況、學(xué)習(xí)會(huì)議安排落實(shí)情況、費(fèi)用收繳情況、與隊(duì)員的溝通交流情況等等。
為了強(qiáng)化班隊(duì)長(zhǎng)與隊(duì)員的溝通交流，振邦保安對(duì)班隊(duì)長(zhǎng)每周與隊(duì)員的談心談話做了硬性規(guī)定，要求必須在周志中體現(xiàn)談心時(shí)間、談心情況、談心內(nèi)容、談心對(duì)象等具體內(nèi)容，并列入考核。
中國(guó)人民解放軍之所以戰(zhàn)無(wú)不勝，核心競(jìng)爭(zhēng)力源于其內(nèi)部溝通機(jī)制，普遍的談心談話，企業(yè)同樣有必要學(xué)習(xí)解放軍的“談心談話”，特別是上層與員工間的溝通。解放軍《經(jīng)常性思想政治工作條例》中規(guī)定，不僅上級(jí)要經(jīng)常與下級(jí)談心談話，同級(jí)間也要廣泛開(kāi)展談心談話活動(dòng)，而且明確規(guī)定了談心談話的時(shí)機(jī)。談心談話是解放軍內(nèi)部建設(shè)的重要內(nèi)容，是解放軍思想政治工作的光榮傳統(tǒng)，是解放軍政治工作干部的基本功。杰克.韋爾奇說(shuō)：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的工作成效與能否同下屬溝通，具有成百上千倍的正效用。因此，在班隊(duì)長(zhǎng)工作周志中體現(xiàn)談心情況并抓好落實(shí)至關(guān)重要。周志可以以電子版或紙質(zhì)版形式根據(jù)工作實(shí)際制定統(tǒng)一規(guī)則，紙質(zhì)版班隊(duì)工作周志的書寫應(yīng)做到字體工整、語(yǔ)言簡(jiǎn)練、時(shí)間地點(diǎn)詳細(xì)、在空間允許的前提下內(nèi)容盡量詳細(xì)，嚴(yán)禁亂寫亂畫。
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